di Irene Raimondi
UNISCITI AL TAVOLO!
Ogni realtà con un minimo di struttura implica tra le varie attività periodiche le riunioni. Non solo nelle aziende o a scuola, ma anche negli oratori, in tutte le società sportive, nei gruppi scout… perfino tra amici quando si decide di andare in vacanza tutti insieme. La diffusione di piattaforme dedicate alle videochiamate di gruppo a seguito della pandemia, ha sicuramente fornito uno strumento in più ma ne ha, forse, causato la proliferazione talvolta eccessiva e superflua.
Strutturare una riunione funzionale non è sempre così facile; il rischio di terminare con la sensazione di “aver perso tempo” o “non aver concluso nulla” è sempre dietro l’angolo. Esistono però delle metodologie pensate e strutturate appositamente per favorire il fluire di idee, la partecipazione e il coinvolgimento dei partecipanti. Noi te ne proponiamo una chiamata world cafè.
Nascita del world cafè
Nata per caso nel 1995 in California grazie a un piccolo gruppo di dirigenti aziendali e accademici, questa tecnica si è diffusa in tutto il mondo, coinvolgendo migliaia di persone in tutto il mondo.
Il World Cafè è un format semplice e apparentemente informale, che sfrutta la potenza generativa delle conversazioni informali per dar vita a discorsi costruttivi su tematiche centrali e importanti che riguardano la vita di un gruppo (azienda, comunità, condominio, oratorio…).
La preparazione
I partecipanti vanno da un minimo di 12 fino a anche a qualche centinaia di persone. Bisogna accoglierli in uno spazio sufficientemente ampio e accogliente, predisposto con diversi tavolini adatti ad accogliere ognuno tra le 4 e le 8 persone (un numero maggiore rende più complesso lo scambio comunicativo).
Ogni tavolo è organizzato con penne, pennarelli, post it e grandi fogli di carta su cui poter scrivere e disegnare liberamente. Ovviamente sono presenti anche generi di conforto come acqua, caffè, dolcetti, ecc. Tipicamente sono previsti tre round di discussione di circa 20-30 minuti. Un moderatore gestisce il funzionamento e la scansione dei tempi. Il moderatore spiega le regole, condivide le domande-stimolo di discussione e raccoglie quanto emerge dai vari confronti nel momento plenario finale.
La scansione
Ogni round è guidato da una domanda, che può essere la medesima per tutta la durata del world cafè oppure da una serie di domande che puntano ad approfondire maggiormente la tematica generale proposta.
Le persone si dividono casualmente tra i vari tavoli e cambieranno postazione, sempre casualmente, ad ogni round di discussione. Ogni tavolo sceglierà un referente che avrà tre compiti:
- Tenere traccia di quanto emerge con appunti, vignette e disegni, post it.
- Accogliere e condividere quanto emerso nella conversazione precedente
- Stimolare la discussione con i nuovi arrivati cercando di coinvolgere il più possibile tutti.
Alla fine dei round di discussione previsti vengono condivisi, in una riunione plenaria, quanto emerso evidenziando le possibilità di azione immaginate, le tematiche ricorrenti, gli schemi di pensiero condivisi.
Un World Cafè ha una durata compresa tra un minimo di 1 ora ed un massimo di una giornata, mediamente dura circa 3 ore. Tutto ciò che viene generato nel corso dell’attivazione e condiviso in plenaria va messo in un rapporto conclusivo scritto. Scrivere i risulti permette di tenere traccia di quanto emerso e di avere del materiale trasferibile e condivisibile.
7 principi chiave del World Café
La buona riuscita di ogni World Cafè si basa su sette principi chiave, elencati nel sito theworldcafe.com e che abbiamo tradotto e riadattato qui di seguito:
- Chiarire il contesto. Presta attenzione a ciò che vuoi ottenere. Conoscere lo scopo e i parametri del tuo incontro ti consente di considerare e scegliere gli elementi più importanti. Per esempio, gli invitati, i temi pertinenti, i setting, che modalità conclusive.
- Creare uno spazio ospitale. Quando le persone si sentono a proprio agio, pensano, parlano e ascoltano in modo più creativo. Per questo, cura l’ambientazione, le parole di accoglienza e l’atmosfera.
- Usare domande che siano rilevanti. La conoscenza emerge in risposta a domande avvincenti. Trova le domande che sono rilevanti per la vita reale del gruppo. Domande potenti aiutano ad attrarre energia, intuizione e azione collettiva. In base al tempo e al contesto, può esplorare una singola domanda o utilizzare una serie di domande in crescendo.
- Incoraggiare il contributo di tutti. Siamo sempre più consapevoli dell’importanza della partecipazione. Tuttavia la maggior parte delle persone non solo vuole partecipare, non vuole contribuire attivamente a fare la differenza. È importante incoraggiare tutti i partecipanti a contribuire con le proprie idee e prospettive, lasciando però la libertà anche di ascoltare semplicemente.
- Collegare le diverse prospettive. L’opportunità di spostarsi tra i tavoli incontrando nuove persone permette di contribuire attivamente. Inoltre, collegare l’essenza delle proprie scoperte a circoli di pensiero sempre più ampi fa crescere, creando nuove intuizioni sorprendenti.
- Ascoltare attivamente e prestare attenzione alle tematiche emergenti. Ascoltare è un dono che ci facciamo l’un l’altro. La qualità del nostro ascolto è forse il fattore più importante per il successo di un Café. L’ascolto condiviso è prestare attenzione a temi, schemi e intuizioni. Per questo bisogna incoraggiare ad ascoltare ciò che viene condiviso, ma anche sguardi, feedback, silenzi.
- Condividere le scoperte collettive. Le conversazioni tenute a un tavolo riflettono un modello di integrità che si collega alle conversazioni agli altri tavoli. L’ultima fase del Caffè, la “raccolta”, rende visibile a tutti questo modello di integrità. Qui è importante mostrare una visione d’insieme dei dati, dando anche qualche minuto di riflessione silenziosa sugli schemi. Assicurati di avere un modo per catturare quanto emerge. Potrà essere materiale utile per una rielaborazione successiva e/o come punto di partenza per il prossimo World Café.
Perché funziona?
È uno strumento molto versatile e facilmente replicabile. Unisce la generatività delle conversazioni informali alla profondità di domande rilevanti. Dall’incontro tra queste due dimensioni in un ambiente facilitatore, si crea un setting di dialogo.
Il dialogo favorisce la condivisione e l’evoluzione delle idee dei partecipanti, che si influenzano a vicenda e, allo stesso tempo, si sentono parte integrante di un gruppo.
Infine, permette alle persone di conoscersi, di parlarsi e di tessere relazioni potenzialmente funzionali anche per il futuro.
Fonte: agoformazione